Deze Unit is verantwoordelijk voor het garanderen van de kwaliteit van processen met betrekking tot ontwerp en formulering van projecten. De werkzaamheden bestaan globaal uit:

  • Het voorbereiden van Terms of References (TOR) van projectontwerpen;

  • Beoorden en controleren van externe service providers t.b.v. projectontwerp

  • Formulering het in-house voorbereiden van trainingsprojecten.

Door deze Unit wordt een Project File Document samengesteld die vervolgens verder opgebouwd wordt in de units Appraisal, contracting en implementation. Dit document bevat alle sociale, technische, financiele,economische, milieu en juridische informatie die nodig is voor het CDFS om het project te kunnen uitvoeren en evalueren.
 
Sociale aspecten

Vanuit het oogpunt van het CDFS hebben alle infrastructurele werken een sociale invloed (uitgangspunt). Infrastructurele projecten worden niet op zichzelf uitgevoerd maar vanwege het feit dat zij een positieve invloed zullen hebben op de kwaliteit van het leven voor de gemeenschappen. Omdat het CDFS de nadruk legt op het sociale effect van projecten die zij financiert, begint het Project Proposal Document met een statement van de sociale problemen die het project wil aanpakken en de overeenkomstige technische oplossing die wordt voorgesteld. Er wordt informatie verzameld betreffende:

  • de organisatorische structuur in de gemeenschap;

  • de Project Uitvoerings  Commissie (PEC);

  • trainingsvraag ter verzekering van de projectuitvoering en de duurzaamheid nadat het project is opgeleverd;

  • het niveau van gemeenschaps- participatie m.n. waar het dat deel van de vrouwen betreft tijdens projectidentificatie en project voorbereiding;

  • het aantal direct begunstigden (inclusief frequente gebruikers en gelegenheidsgebruikers)
 
Technische Aspecten

Het Projectvoorstel identificeert:

  • de specifieke technische problemen dat het project zal aanpakken afgestemd op de overeenkomstige oplossingen;

  • technische alternatieven die zijn overwogen en de redenen waarom deze zijn verworpen; vereisten voor onderhoud;

  • technische tekeningen van het project.
 
Financiële Analyse

Het projectvoorstel verschaft informatie over:

  • projectkosten door de financierder (b.v. CDFS en de Gemeenschap);

  • de aard en waarde van de gemeenschapsbijdrage;

  • kostencalculatie per begunstigde;

  • cashflow analyse waarin de financiële duurzaamheid van het project wordt aangetoond; verschaffing van werkgelegenheid;

  • kostenefficiency analyse;

  • het businessplan voor inkomsten genererende projecten.
 

Milieu Analyse.

Identificeert alle milieu problemen met betrekking tot:

  • elke bouwactiviteit van elk project;

  • economische activiteiten die direct of indirect betrekking hebben op het project.
 

Juridische en institutionele aspecten.

De status van land of gebouwen die betrekking hebben op het project wordt geëvalueerd, waarbij de juridische hindernissen aangaande terreinen waarop het project zal worden neergezet, worden geïdentificeerd en er een juridisch advies wordt gegeven over mogelijke oplossingen. Ook worden alle institutionele toezeggingen, die nodig zijn ter ondersteuning van het project, geïdentificeerd, inclusief van de vakministeries, districtscommissarissen en nutsbedrijven. Kopieën van relevante toezeggings- en ondersteunings brieven van instituten en bedrijven worden ingesloten. Tevens worden kopieën van ministeriële grondbeschikkingen bijgevoegd.
 

Key Activities

Responsible

Observations

1. Assign Project File Document (PFD) to preparation specialist.

Head of Unit.

PFDs shall be grouped and assigned by Region (if possible) to facilitate procurement package of several individual ToRs.

2. Prepare final ToR for design.

Preparation Specialist

Adjust the standard project type ToR to the specific Project characteristics.

3. Review final ToR and send letter of request for procurement of design provider to the head of Contracting Unit.

Head of Unit.

The contracting Unit shall be advice of the need for packaging several individual ToRs under one single biding contract for service provider

4. Monitor design implementation.

Preparation Specialist

 

Monitoring compliance of ToR and contractual arrangements. Enforcements of contracts.

5. Review project preliminary or final design proposal

Preparation Specialist

Minutes of meetings duly signed after each meeting with service provider. Copy of minutes sent to Head of Unit and Project Manager.

7. Approval of Final Project Design

Preparation Specialist

and

Preparation Review Committee (PRC)

 

If approved, the PFD is send to the Appraisal Unit by the Head of Unit
 
Additionele taken Preparation Unit midden 2006- eind 2007.

Conform originele organisatie structuur van het CDFS is er voorafgaand aan de Preparation Unit, een Identification Unit die de ingekomen en geselecteerde projecten op de eligibility criteria van de IDB toetst. Voor de periode midden 2006 t/m eind 2007 is door het CDFS management besloten de activiteiten die nog resten te worden uitgevoerd door de identification unit over te brengen naar de preparation unit.

De overgenomen identification taken in deze tussenfase zijn:

  • Het formuleren van een PAF (Project Application Form)

  • Het faciliteren van de gemeenschap in het formuleren van het programma van eisen (wensen).

  • Het voorbereiden van een basis ontwerp (tekeningen )

  • Het voorbereiden van een raming (dus geen gespecificeerde begroting) van de projectkosten

Top
Template